個人情報の取り扱いについて

おかやまコープは組合員のプライバシーや個人に関する情報を保護することが社会的責務であると考え、安心して、おかやまコープをご利用いただけるように、 個人情報の保護に関する方針と個人情報の収集・利用・管理についての仕組みを定め、適切な保護に努めています。

基本理念

おかやまコープは個人情報保護の重要性と生活協同組合としての社会的役割を認識し、事業活動のあらゆる面で個人情報保護に配慮して行動します。

基本方針

おかやまコープは、食料品を中心とした商品の供給、および共済や旅行などのサービスの提供にあたって、 技術的かつ経済的に可能な範囲で個人情報保護に関する規則を定め、役職員・組合員が一体となり個人情報の適切な保護に努めます。

  1. 個人情報の収集においては、適法かつ公正な手段により、本人の同意がある場合に収集します。
  2. 個人情報の利用、提供の目的を明確にし、その目的を達成するために必要な範囲内にとどめます。
  3. 事業活動、商品、サービスの提供のために、個人情報の処理を外部へ委託する場合には、当組合の管理の下で行います。
  4. 収集した個人情報は、正確かつ最新の状態に保ち、個人情報への不正アクセス、紛失・破壊・改ざんおよび漏洩等を防止するための措置を講じます。
  5. 本人からの個人情報の取り扱いに関するお問い合わせには、おかやまコープの個人情報保護に関する規則に定める事項において対応します。
  6. 個人情報を取り扱う業務の遂行にあたって、おかやまコープは、個人情報に関する法令などを遵守するとともに、 おかやまコープの個人情報保護に関する規則に定める事項に従い個人情報を取り扱います。
  7. おかやまコープは、個人情報を取り扱う部門毎に管理者を置き、規則を実践・遵守します。

以上の活動をすすめるために、定型教育、部内報、会議等で、職員や組合員に対する教育・啓発を積極的に行います。

2005年4月
生活協同組合おかやまコープ

1.個人情報の利用目的

おかやまコープでは、組合員の個人情報を、以下の目的のために利用させていただきます。
 
(1)出資金や組合員名簿の管理。
 
(2)定款に定められた以下の事業の、案内・受注・請求・代金決済・事故対応、及びこれに付随する業務。

  1. 組合員の生活に必要な物資を購入し、これに加工し又は生産して組合員に供給する事業
  2. 組合員の生活に有用な協同施設(第5号に掲げるものを除く。)を設置し、組合員に利用させる事業
  3. 組合員の生活の改善及び文化の向上をはかる事業
  4. 組合員の生活の共済を図る事業
  5. 組合員の保健医療の向上及び福祉の増進を図る事業
  6. 組合員及び組合従業員の組合事業に関する知識の向上を図る事業
  7. 前各号の事業に附帯する事業

(3)商品に関する活動、店舗や無店舗(共同購入)事業におけるサービス改善のためのアンケート・キャンペーン・イベント及び市場調査・ 購買動向に関する資料の送付・回収確認。
 
(4)生協の活動や事業に関わる情報の提供。

2.共同利用

(1)おかやまコープの事業活動、商品やサービスの提供のため、以下の加盟団体および子会社と情報の共同利用を行います。
日本生活協同組合連合会、コープ中国四国事業連合、株式会社コープP&S
また、店舗自振ができるリーヴカードをお持ちの場合は、住所・氏名等の登録情報を株式会社全日信販と共同利用します。

3.第三者への提供・開示等

おかやまコープは、個人情報を本人の同意なしに第三者へ提供・開示を行いません。 ただし、以下のいずれかの項目に該当する場合は、必要な範囲で個人情報の提供・開示を行います。
 
(1)おかやまコープが業務の一部を外部へ委託する場合、個人情報を預託することがあります。その際の個人情報の取り扱いについては、 おかやまコープが責任を持って管理します。
(商品のお届け⇒宅配便・運送会社、口座引き落とし⇒金融機関、商品案内の個人別仕分け⇒印刷会社 など)
 
(2)法令等で義務付けられている場合及び行政等より要請のあった場合等で、個人情報保護法第23条で定められる場合。

4.訂正・利用停止等の手続き

(1)おかやまコープが収集した個人データを正確かつ最新の状態に保つために、別途定める手順に沿い、 組合員からの請求により、速やかに訂正等を行います。
個人情報に変更があった場合には生協への届け出をお願いします。
 
(2)組合員本人は、生協が蓄積・管理している自己の個人情報に関して、 開示請求や生協の事業活動に支障が及ばない範囲で停止請求をすることができます。
 
(3)個人情報の取り扱い及び管理についてのお問い合わせは、以下記載の窓口で受け付けます。

窓口 おかやまコープ 問合せセンター
電話番号 フリーダイヤル:0120-662538
(受付時間:月~金 8:30~21:00、土 8:30~18:00)

2005年4月
生活協同組合おかやまコープ

個人情報保護法に基づく本人からの開示等の請求について

加入時や商品・サービスの利用時に生協に届け出られた住所、電話番号、預金口座などに変更が生じた場合は、 所定の手続き用紙で受け付けいたします。
最寄りの事業所におたずねください。
それ以外のご事情により、生協の個人情報の取り扱いに関してご要望がある場合は以下の方法でお受けいたします。

(1)請求できるのは…

対象となるのは、おかやまコープの保有個人データ(おかやまコープが管理責任を持って6ヶ月以上保有している個人情報で、 容易に検索できる体系に整理されたもの)です。
請求をお受けできるのは本人または正式な代理人に限られます。
 
請求できる内容は以下のとおりです。

  1. 開示および利用目的の通知
  2. 訂正・追加・削除
  3. 利用停止・消去
  4. 第三者提供の停止

(2)請求の方法は…

ご請求は、事業所または本部で所定の請求用紙を受け取り、必要事項をもれなく手書きでご記入の上、事業所か本部にご提出ください。

(3)請求への回答は…

請求用紙を受け取り、ご本人の確認と内容を検討の上、原則として2週間以内に結果を回答いたします。
(請求内容の調査などに時間がかかり2週間で完了しない場合は、その旨と理由を回答します。最終回答の延長はさらに2週間を限度とします。)
 
ただし、法令等に基づき請求内容に応じられない場合があります。
その場合は、その旨と理由を回答いたします。

(4)開示等の方法と手数料について

上記のご請求内容のうち、開示については書面により、郵便でお送りいたします。
その場合に、書面作成の費用の実費相当額と郵送料として1件につき200円の手数料をご負担いただきます。
開示のために書面の印刷以外に別途データ処理等のための費用が発生する場合は、その費用を算出してご本人の承諾を得た後に開示します。

(5)本人確認について

個人情報保護のため、請求されたご本人、および代理人について、確認の手続きを取らせていただきます。
 
組合員証・出資番号の提示のほか、以下の 1 及び 2 か 3 のいずれかを行います。

  1. 対面による運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、年金手帳のいずれかの提示
  2. 登録されている電話番号への呼び出し確認
  3. 登録されている住所への確認文書の送付

代理人の場合は、本人及び代理人についての上記の確認とともに、委任状もしくは法定代理人であることを示す書面の提示を求めます。

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