おかやまコープ 個人情報保護基本方針

 おかやまコープは、プライバシーや個人に関する情報を適切に保護することが、組合員が安心して生協をご利用いただくために欠かせない社会的責務であると考えます。

 食料品を中心とした商品の供給、および共済や福祉などのサービスの提供にあたり、技術的かつ経済的に可能な範囲で、個人情報保護規則を定め、役職員・組合員が一体となり、個人情報の適切な保護に努めます。

 組合員の個人情報を適正に取得し、細心の注意を払って利用し、管理するために、個人情報保護に関する法律やガイドラインなどを守るとともに、以下の基本方針を定め、実行することをお約束致します。

1.個人情報は、適正に取得します。

  • 業務上必要な個人情報は、あらかじめ利用目的をはっきりと定め、要配慮個人情報を取得する場合を含め、ご本人に通知し同意を得て取得します。おかやまコープで取り扱う個人情報の利用目的は、別表①の通りです。
  • 紙面もしくはウェブ上で個人情報を記入していただく場合は、あらかじめ利用目的を紙面またはウェブ画面上で通知します。ただし、利用目的が誰の目にも明らかな場合は、省略させていただくことがあります。
  • 加入時に申込書にご記入いただく個人情報は、ご本人の基本データとして登録し、事業の利用、活動への参加の際に使用します。

2.個人情報は、適正に利用します。

  • 取得した個人情報は、あらかじめ明らかにした利用目的以外には使用しません。それぞれの利用目的のために取得する個人情報の項目は、別表②の範囲内です。ただし、生命・財産に関わるなど法律や行政により定められたやむを得ない場合はこの限りではありません。
  • 個人情報は、ご本人の同意を得ずに第三者には渡しません。ただし、宅配の個人別配達事業者や商品案内の個人別セット事業者など事業委託契約に基づいて委託先に預託したり、もしくはおかやまコープの事業目的に基づき子会社や事業連合などと共同利用する場合があります。第三者に個人情報を提供した場合は、個人情報保護委員会の定めに従い、記録を作成し管理します。
  • おかやまコープが個人情報を共同利用している範囲は、別表③の通りです。共同利用先での利用目的は、別表②の範囲内です。
  • 特定の個人が特定できないようデータ処理し、利用目的の範囲内で匿名加工情報として活用する場合は、個人情報保護委員会の定めに従い、元の個人情報に復元できないよう加工します。

3.個人情報は、適正に管理します。

  • 個人情報は利用目的の達成に必要な範囲で、正確にかつ最新の内容を保つため、変更届の受付などの対応を行ないます。脱退など個人情報を利用する必要がなくなった場合、法令等で定める保存期間に沿って遅滞なく消去・廃棄します。
  • 個人情報は、不正なアクセスや漏えい、紛失、改ざんが行らないよう、部門ごとの業務に応じて定めたルールに基づいて厳密に管理します。
  • 個人情報の安全管理のため、職員(パートナー・アルバイト、派遣社員を含む)に対して、取り扱う情報に応じた教育を継続的に行い、ルールや手順が守られる体制を維持します。
  • 個人情報の取り扱いを含む業務の一部を委託する場合は、業務委託契約書等で取り扱いを明記し、おかやまコープが責任を持って管理します。

4.個人情報について、組合員本人からの開示・訂正などの請求をお受けします。

  • おかやまコープが6カ月以上にわたり管理している個人情報(保有個人データ)は、ご本人または正規の代理人による開示、訂正、利用停止、削除の請求をお受けします。
  • 請求者がご本人または正規の代理人(ご本人からの正式な委任状況を確認できた方)であることが確認できた場合に限り、合理的な期間内で対応します。請求内容にお答えできない場合は、その理由を回答します。
  • おかやまコープが管理している個人情報(保有個人データ)の項目は、別表②の範囲内です。
  • 請求の受付窓口、詳細な手続きおよび手数料は、お問い合わせ窓口でご案内します。

5.個人情報を保護・管理する体制を確立します。

  • 個人情報の取り扱いについて、おかやまコープ全体の管理責任者とともに、部門ごとの責任者を定め、その管理・監督で適切な個人情報の取得・利用・保護・廃棄を行ないます。
  • 個人情報保護の取り組みは、おかやまコープのコンプライアンス経営の重点課題として位置づけ、管理・運営体制のルールの見直しを含め、継続的に改善を進めます。
  • おかやまコープの事業に関する個人情報の取り扱いについての苦情やお問い合わせは、以下を窓口とします。

お問い合わせ窓口:問合せセンター
電話番号:0120-662-538
受付時間:(月~金)8:30~21:00 (土)8:30~18:00
2018年04月01日改訂
生活協同組合おかやまコープ

〈別表①〉取得した個人情報は、以下の利用目的に限定して利用します。

(1)総代会など機関運営に関わる連絡や情報交換
(2)組合員活動に関わる連絡や情報交換
(3)出資金の管理とそれに関わる連絡
(4)商品・サービスの利用案内に関わる業務
(5)商品・サービスの受注・発注に関わる業務
(6)商品のお届け、サービスの提供に関わる業務
(7)利用(注文)された商品・サービスの代金請求及び回収に関わる業務
(8)利用(注文)された商品・サービスの内容に関わる緊急連絡や情報提供
(9)商品・サービスをより適切に提供するための情報活用
(10)商品・サービスの改善のための意見聴取やアンケート類の送付・回収
(11)お問い合わせ等への回答や本人確認
(12)生協の事業や活動に関わる情報の提供

※上記における「商品・サービス」の内容は、以下の通りです。
1.おかやまコープの宅配事業、店舗事業で取り扱う商品・サービス
2.おかやまコープの共済事業で取り扱う商品・サービス
3.おかやまコープの福祉事業で取り扱う商品・サービス
4.おかやまコープの子会社等が提供する商品・サービス、および斡旋事業により他の事業者が提供する商品・サービス

〈別表②〉各業務において保有する組合員の個人データの項目は、以下の範囲です。

Ⅰ.生協加入時及びその後の組合員個人データ変更届受付時に取得するデータ 氏名、住所、電話番号、生年月日、生協加入日、生協脱退日
加入時出資額、組合員CD (勤務先名・所在地)
Ⅱ.共済契約時に取得するデータ 被共済者の氏名、住所、電話番号、生年月日、契約内容、健康告知内容、(医療機関の意見)、(対象となる建物・家財の内容)
Ⅲ.口座振替依頼時に取得するデータ 金融機関名・支店名、預金種目、口座番号、口座名義、お届け印
Ⅳ.事業利用時に取得するデータ 商品・サービスの利用実績、請求状況、支払い状況 組合員が指定する商品配達先及び送付先の住所・受取人・電話番号 (ご意見・お問い合わせの記録、その対応のために取得する情報) (介護保険サービス事業における要介護度・身体状況・介護記録・医療機関の意見・家族状況) (インターネット受注者のID、メールアドレス、FAX番号、性別)
Ⅴ.増資・減資時に取得するデータ 出資金残高、増資額・減資額、減資出資金振込口座情報
Ⅵ.組合員活動・組織運営で取得するデータ 理事登記簿謄本、各種名簿【理事、監事、元役員、コープ委員会、コープクラブ、は~とフルネット会員、行事参加者に関するもの】、各種活動記録、(行事で撮影した写真など)
Ⅶ.脱退手続き時に取得するデータ 脱退出資金払い戻し額、脱退出資金振込先口座情報、脱退理由 (転居先住所・電話番号)
Ⅷ.クレジットカードによる店舗自振処理を行うために取得するデータ (店舗自振用クレジットカード契約申込時にクレジット会社に提供された情報)

※(  )内は、該当組合員のみが対象となります。

〈別表③〉組合員の個人データを共同利用する範囲とデータ項目は、以下の通りです。

共同利用先 共同利用する項目(別表③の番号)
生協が出資する子会社
・㈱コープP&S
・㈱コープファームおかやま
・㈱ハートコープおかやま
Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ
宅配、店舗の商品・サービス利用
・日本生活協同組合連合会
・生活協同組合コープ中国四国事業連合
Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ、Ⅵ、Ⅶ
コープ共済の元請団体
・日本コープ共済生活協同組合連合会
Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ
※該当組合員(契約者)のみが対象となります。
火災共済の元請団体
・全国労働者共済生活協同組合連合会
Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ
※該当組合員(契約者)のみが対象となります。
リーヴカードの提携(店舗自振対応のみ)
・㈱全日信販
・㈱アプラスファイナンシャル
店舗自振用クレジットカードの契約情報、組合員CD
※該当組合員(契約者)のみが対象となります。

以上

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